ePLUS
ePLUS, per la dematerializzazione dei processi di gestione dei documenti informatici. Creazione, controllo, workflow di approvazione, firma, conservazione, tutto nello stesso servizio.
A chi si rivolge
ePLUS è il servizio Entaksi che permette, tramite un’unica piattaforma, di controllare tutte le funzionalità applicative per gestione documentale, firma elettronica e conservazione a norma. Attraverso questo servizio è possibile dematerializzare i propri processi legati ai documenti cartacei, operando solo in digitale con semplicità e sicurezza.
Le caratteristiche del servizio sono:
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gestione del proprio archivio informatico, con condivisione e scambio di documenti tramite appositi workflow;
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organizzazione dei contenuti tramite cartelle chiaramente visualizzabili in diagrammi ad albero;
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utilizzo di tutte le tipologie di firma elettronica (semplice, avanzata, qualificata e sigillo), con possibilità di apposizione di firme multiple e ripetute;
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definizione dei diritti di accesso e dei criteri di visibilità dei documenti;
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ricerca "full text" o tramite metadati suo propri documenti;
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formazione automatica del Pacchetto di Versamento (PDV) con i relativi attributi;
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rilascio della Ricevuta di Versamento, firmata digitalmente;
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l’archiviazione e indicizzazione dei documenti sulla base degli attributi definiti;
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l’esecuzione del processo di conservazione che prevede la formazione del Pacchetto di Archiviazione (PDA) e la generazione dell’indice secondo lo standard SINCRO, l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, la memorizzazione del Pacchetto di Archiviazione su supporto con caratteristiche di alta affidabilità e alta permanenza del dato, per un periodo temporale definito da contratto;
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possibilità di richiedere Pacchetti di Distribuzione (PDD);
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ricezione da parte del sistema di notifiche parametrizzabili.
Il Sistema di Conservazione di Entaksi Solutions è conforme a quanto definito nelle "Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" e nel "Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici" emanati dall’Agenzia per l’Italia Digitale, che sorveglia sull’adesione ai criteri di qualità e sicurezza dei conservatori qualificati.
Il Sistema è conforme agli standard richiesti dalla suddetta normativa, quali:
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ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni, comprese le estensioni ISO 27017, con controlli sulla sicurezza delle informazioni specifici per il cloud, ISO 27018, con controlli sulla protezione dei dati personali nel cloud, e ISO 27035 per la gestione degli incidenti di sicurezza;
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lo standard ISO 9001 per la gestione della qualità;
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lo standard ISO 20000-1 per la gestione dell’erogazione dei servizi;
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lo standard ISO 22301 per la gestione della continuità operativa;
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gli standard ISO 14721 OAIS che definisce l’Open Archival Information System, e la norma UNI 11386 SInCRO per la struttura descrittiva dell’indice del pacchetto di archiviazione;
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le norme ETSI EN 319 401 e ETSI TS 119 511, che definiscono i requisiti per l’erogazione del servizio di conservazione a lungo termine di firme e sigilli elettronici.
Le componenti fisiche del sistema di conservazione sono suddivise in server collocati in vari datacenter distribuiti geograficamente.
Entaksi utilizza sistemi ridondanti per assicurare la continuità operativa e pone particolare attenzione
alla ridondanza dei dati, che sono distribuiti su più siti geograficamente distanti con ruolo paritetico,
ovvero che possono operare indifferentemente come sito primario o come sito di disaster recovery in modo intercambiabile.
I siti che ospitano le informazioni del sistema di conservazione si trovano all’interno dei confini dell’Unione europea,
in pieno rispetto della normativa.
La trasmissione dei dati, sia fra i sistemi che verso le postazioni operative degli utenti, avviene mediante protocolli cifrati,
con l’utilizzo di chiavi asimmetriche basate su certificati qualificati emessi da Authority riconosciute.
Il processo di firma è gestito tramite il servizio eSIGN, erogato da Entaksi.
La gestione documentale è basata sul servizio eDOC e permette di organizzare, catalogare e
ricercare ogni tipo di documento. Tramite l’indicizzazione dei metadati, ossia la raccolta delle informazioni
fondamentali del documento, è possibile con parole chiave ritrovare i dati in ogni momento, senza la mediazione
di registri di protocollo, eliminando i lunghi tempi di ricerca del cartaceo.
Per consentire la massima integrazione con l’ambiente gestionale utilizzato dal Cliente, Entaksi ha sviluppato per ePLUS un insieme di API che permettono l’esecuzione di tutte le funzionalità connesse all’iter di conservazione senza abbandonare il contesto applicativo gestionale, in maniera completamente trasparente all’utente finale.
L’interfaccia web Entaksi Console permette al Cliente di:
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effettuare ricerche all’interno del repository documentale, sulla base degli indici definiti;
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visualizzare i risultati della ricerca;
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visualizzare i documenti risultanti dalla ricerca effettuata;
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richiedere Pacchetti di Distribuzione (PDD) per i documenti oggetto della ricerca;
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effettuare il download dei Pacchetti di Distribuzione richiesti.
Informazioni commerciali
Il servizio ePLUS viene erogato dietro corresponsione di un canone annuo, frazionabile in relazione all’importo, comprensivo anche del costo delle marche temporali utilizzate durante il processo di conservazione.
Il servizio ePLUS viene offerto in due modalità:
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ePLUS Studi, specificamente rivolto agli Studi professionali, il cui canone è determinato in base al numero di aziende Clienti dello Studio gestite con il servizio;
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ePLUS Aziende, rivolto appunto alle Aziende, il cui canone è determinato in base allo spazio occupato dai documenti gestiti dal servizio.
Sono opzionalmente disponibili add-on per la progressiva estensione della copertura del servizio.