eDOC
eDOC è la piattaforma di gestione documentale che consente di migliorare i processi analogici trasformandoli in soluzioni paperless. Condivisione e disponibilità immediata dei documenti, tracciabilità dei processi, riservatezza e sicurezza delle informazioni.
A chi si rivolge
Il rendimento di qualsiasi struttura, azienda, ente, pubblica amministrazione,
è misurato anche dalla capacità di gestire con la massima ottimizzazione le proprie risorse documentali.
La mole di dati e di documenti informatici che vengono trattati al giorno d’oggi richiede una amministrazione efficace
e ben organizzata.
eDOC è pensato per chiunque voglia organizzare i propri flussi documentari in maniera razionale ed efficiente.
Organizzare e gestire in maniera corretta un archivio digitale significa infatti produttività e risparmio.
La soluzione eDOC fornisce al Cliente:
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un’efficace gestione, archiviazione e ricerca dei documenti trattati;
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la facile definizione dei workflow di trattamento dei documenti (es. iter di approvazione, ecc..);
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possibilità di attivazione del processo di conservazione sostitutiva;
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una soluzione scalabile, in termini di operatori abilitati e documenti gestiti;
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impatto minimo sui sistemi informativi e sulle infrastrutture informative già esistenti;
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abbattimento dei tempi e dei costi di installazione e definizione certa dei costi di gestione della soluzione;
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il pieno rispetto delle normative correnti in materia di privacy e dislocazione dei dispositivi di storage;
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la sicurezza delle informazioni ed l’erogazione del servizio certificata, con livelli qualitativi probabilmente superiori a quelli ottenibili in una installazione 'tradizionale' sulla infrastruttura del Cliente.
Su richiesta potrà essere verificata la possibilità di interfacciare il Servizio eDOC con l’ambiente gestionale del Cliente, al fine di ottimizzare e velocizzare i processi di archiviazione e gestione dei documenti.
Tutti i servizi erogati da Entaksi sono progettati e realizzati per essere integrati attraverso un insieme di API con gli ambienti gestionali di terze parti, in modo che l’utente finale possa fruire dei servizi senza mai abbandonare l’interfaccia applicativa del proprio gestionale.
eDOC si configura come un servizio fruibile via internet da un qualunque web browser, senza richiedere all’azienda l’acquisto e la gestione di hardware e/o software dedicati.
Il servizio è sempre disponibile 365 giorni l’anno, 24 ore su 24, ad un costo mensile commisurato al taglio del servizio scelto ed alla quantità di documenti archiviati.
Il servizio eDOC si basa sulla integrazione nella infrastruttura Entaksi Solutions SpA del sistema ECM Alfresco Community Edition.
eDOC permette di organizzare, catalogare e ricercare ogni tipo di documento. Tramite l’indicizzazione dei metadati, ossia la raccolta delle informazioni fondamentali del documento, è possibile con parole chiave ritrovare i dati in ogni momento, senza la mediazione di registri di protocollo, eliminando i lunghi tempi di ricerca del cartaceo.
Le informazioni possono essere condivise in un ambiente totalmente sicuro, certificato da standard internazionali quali la norma ISO 27001.
Le funzionalità di eDOC sono le seguenti:
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gestione di ogni tipo di documento (immagini, moduli, filmati, documenti Office, ecc..);
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indicizzazione automatica del contenuto dei documenti;
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strutturazione del repository documentale flessibile;
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possibilità di aggiungere criteri di classificazione e identificazione dei documenti;
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gestione delle revisioni (checkin – checkout);
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gestione granulare diritti di accesso ai documenti (gruppi – utenti);
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gestione del workflow;
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interfacciamento nativo con gli ambienti Microsoft Office e con le suite OpenOffice e LibreOffice.
L’interfaccia utente è organizzata in maniera semplice e intuitiva. I documenti sono organizzati in un diagramma ad albero, e sono richiamabili sia attraverso le cartelle che tramite una funzione di ricerca.
Il servizio potrà essere fruito dal Cliente:
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via browser, anche in mobilità (disponibili App dedicate per ambienti IOS e Android);
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tramite accesso WebDav / CMIS;
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mediante sincronizzazione di cartelle locali.
Su richiesta potrà essere verificata la possibilità di interfacciare tramite API il Servizio eDOC con l’ambiente gestionale del Cliente, al fine di ottimizzare e velocizzare i processi di archiviazione e gestione dei documenti.
Informazioni commerciali
Il servizio eDOC viene erogato dietro corresponsione di un canone annuo, frazionabile in relazione all’importo.
Il canone è determinato in base allo spazio allocato (da 5 Gb ad 1 Tb), agli utenti di accesso (da 1 a 1.000)
ed agli eventuali add-on dedicati.
Per esigenze applicative che esulano dagli standard sopra riportati possono essere formulate offerte su misura.
Il costo della formazione e delle eventuali personalizzazioni richieste dal Cliente sarà eventualmente oggetto di specifica offerta.