eCON LUL
Cedolini, buste paga, cartellini: tutto sempre in ordine e disponibile in un attimo con eCON LUL, il servizio dedicato per l'archiviazione a norma del Libro Unico del Lavoro.
A chi si rivolge
I documenti informatici che compongono il LUL, per poter avere valore legale, devono possedere elementi che ne
garantiscano l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità e la reperibilità, come previsto dall’articolo 44 del
Codice dell’Amministrazione Digitale.
Il soggetto che detiene i LUL ha l’obbligo di conservarli per cinque anni dalla data dell’ultima registrazione
o dalla messa in uso, e la conservazione deve avvenire nel rispetto della normativa vigente in materia di
protezione dei dati personali (GDPR e D.Lgs 101/2018).
Inoltre, in caso di ispezione, il datore di lavoro deve esibire tempestivamente i documenti richiesti.
Il Servizio eCON LUL consiste nella possibilità, per il Cliente, di utilizzare in modalità SaaS le funzionalità
di conservazione di documenti digitali, e le procedure operative richieste dalla normativa.
Il servizio permette di versare in conservazione i documenti entro i termini prescritti, ossia la fine del
mese successivo a quello di riferimento.
eCON LUL consente di inviare i documenti che si desidera porre in conservazione secondo i formati più idonei
per l’archiviazione a lungo termine.
La conservazione operata da Entaksi inoltre è conforme alle norme ETSI EN 319 401 e ETSI TS 119 511,
che definiscono i requisiti per l’erogazione del servizio di conservazione a lungo termine di firme e sigilli elettronici,
per garantire la validità legale dei documenti informatici nel tempo.
Le caratteristiche del servizio sono:
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formazione del Pacchetto di Versamento (PDV) con i relativi attributi;
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rilascio della Ricevuta di Versamento, firmata digitalmente;
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archiviazione e indicizzazione dei documenti informatici che compongono i LUL sulla base degli attributi definiti;
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esecuzione del processo di conservazione che prevede la formazione del Pacchetto di Archiviazione (PDA) e la generazione dell’indice secondo lo standard UNI 11386:2020 SiNCRO, l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, la memorizzazione del Pacchetto di Archiviazione su supporto con caratteristiche di alta affidabilità e alta permanenza del dato, e l’estensione della validità della firma fino al termine di conservazione dei documenti, ossia per un periodo temporale di 5 anni con la possibilità su richiesta del Cliente di estendere il periodo di conservazione.
L’utente inoltre può richiedere in self-service, attraverso l’interfaccia web della Console Entaksi, la selezione,
la formazione ed il download dei Pacchetti di Distribuzione (PDD) contenente i documenti di interesse.
È presente nel sistema una funzione specifica di ricerca dedicata ai LUL, che permette di filtrare i documenti
in base a metadati specifici per queste tipologie di documenti, come matricola dipendente, centro di costo,
qualifica professionale, etc.
È inoltre disponibile un servizio di pubblicazione del LUL su apposito gestionale, per poter esibire con rapidità
i documenti a tutti gli utenti che ne dovessero fare richiesta.
Le funzionalità applicative vengono erogate in modalità Saas e sono disponibili 24/7, con SLA stabiliti da contratto.
Il Sistema di Conservazione di Entaksi Solutions è conforme a quanto definito nelle "Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" e nel "Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici" emanati dall’Agenzia per l’Italia Digitale, che sorveglia sull’adesione ai criteri di qualità e sicurezza dei conservatori qualificati.
L’eventuale integrazione con un gestionale documentale utilizza il servizio eDOC fornito da Entaksi.
Il Sistema è conforme agli standard richiesti dalla suddetta normativa, quali:
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ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni, comprese le estensioni ISO 27017, con controlli sulla sicurezza delle informazioni specifici per il cloud, ISO 27018, con controlli sulla protezione dei dati personali nel cloud, e ISO 27035 per la gestione degli incidenti di sicurezza;
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lo standard ISO 9001 per la gestione della qualità;
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lo standard ISO 20000-1 per la gestione dell’erogazione dei servizi;
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lo standard ISO 22301 per la gestione della continuità operativa;
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gli standard ISO 14721 OAIS che definisce l’Open Archival Information System, e la norma UNI 11386 SInCRO per la struttura descrittiva dell’indice del pacchetto di archiviazione;
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le norme ETSI EN 319 401 e ETSI TS 119 511, che definiscono i requisiti per l’erogazione del servizio di conservazione a lungo termine di firme e sigilli elettronici.
Le componenti fisiche del sistema di conservazione sono suddivise in server collocati in vari datacenter distribuiti geograficamente.
Entaksi utilizza sistemi ridondanti per assicurare la continuità operativa e pone particolare attenzione alla ridondanza dei dati,
che sono distribuiti su più siti geograficamente distanti con ruolo paritetico, ovvero che possono operare indifferentemente
come sito primario o come sito di disaster recovery in modo intercambiabile. I siti che ospitano le informazioni del sistema
di conservazione si trovano all’interno dei confini dell’Unione europea, in pieno rispetto della normativa.
La trasmissione dei dati, sia fra i sistemi che verso le postazioni operative degli utenti, avviene mediante protocolli cifrati,
con l’utilizzo di chiavi asimmetriche basate su certificati qualificati emessi da Authority riconosciute.
Per consentire la massima integrazione con l’ambiente gestionale utilizzato dal Cliente, Entaksi ha sviluppato per eCON LUL un insieme di API che permettono l’esecuzione di tutte le funzionalità connesse all’iter di conservazione senza abbandonare il contesto applicativo gestionale, in maniera completamente trasparente all’utente finale.
L’interfaccia web Entaksi Console permette al Cliente di:
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effettuare ricerche all’interno del repository documentale, sulla base degli indici definiti;
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visualizzare i risultati della ricerca;
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visualizzare i documenti risultanti dalla ricerca effettuata;
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richiedere Pacchetti di Distribuzione (PDD) per i documenti oggetto della ricerca;
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effettuare il download dei Pacchetti di Distribuzione richiesti.
Informazioni commerciali
Il servizio eCON LUL viene erogato dietro corresponsione di un canone annuo, frazionabile in relazione all’importo, comprensivo anche degli eventuali costi di formazione del documento informatico per copia per immagine dell’originale analogico e delle marche temporali utilizzate durante il processo di conservazione.
Il canone è determinato dalla quantità di documenti gestiti in un anno, per scaglioni.