eNSP
Per la dematerializzazione delle Note Spese c'è il servizio eNSP. Digitalizzazione dei documenti analogici, conservazione e consultazione tutto in un unico servizio
A chi si rivolge
Qualunque documento analogico a rilevanza fiscale, come per esempio le note spese,
per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, deve possedere le caratteristiche
di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.
In quest’ambito sempre più diffuso della dematerializzazione dei processi documentali,
Entaksi propone il suo nuovo servizio eNSP per digitalizzazione e la conservazione a norma delle note spese.
Il servizio eNSP consiste nella possibilità, per il Cliente, di caricare le proprie note spese come documenti analagici, firmarle digitalmente tramite il servizio eSIGN, sempre fornito da Entaksi, trasformandole in documenti informatici e porle in conservazione a norma.
La conservazione operata da Entaksi infatti è conforme alle norme ETSI EN 319 401 e ETSI TS 119 511, che definiscono i requisiti per l’erogazione del servizio di conservazione a lungo termine di firme e sigilli elettronici, per garantire la validità legale dei documenti informatici nel tempo.
Le caratteristiche del servizio sono:
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firma digitale dei documenti analogici di note spese caricate;
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formazione del Pacchetto di Versamento (PDV) con i relativi attributi;
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rilascio della Ricevuta di Versamento, firmata digitalmente;
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archiviazione e indicizzazione dei documenti informatici sulla base degli attributi definiti;
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esecuzione del processo di conservazione che prevede la formazione del Pacchetto di Archiviazione (PDA);
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possibilità di generare i Pacchetti di Distribuzione (PDD) su richiesta;
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consultazione dei documenti nel sistema documentale basato su Alfresco Community Edition con la possibilità di eseguire ricerche tramite apposite chiavi di selezione.
Il Sistema di Conservazione di Entaksi Solutions è conforme a quanto definito nelle "Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" e nel "Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici" emanati dall’Agenzia per l’Italia Digitale, che sorveglia sull’adesione ai criteri di qualità e sicurezza dei conservatori qualificati.
Il Sistema è conforme agli standard richiesti dalla suddetta normativa, quali:
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ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni, comprese le estensioni ISO 27017, con controlli sulla sicurezza delle informazioni specifici per il cloud, ISO 27018, con controlli sulla protezione dei dati personali nel cloud, e ISO 27035 per la gestione degli incidenti di sicurezza;
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lo standard ISO 9001 per la gestione della qualità;
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lo standard ISO 20000-1 per la gestione dell’erogazione dei servizi;
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lo standard ISO 22301 per la gestione della continuità operativa;
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gli standard ISO 14721 OAIS che definisce l’Open Archival Information System, e la norma UNI 11386 SInCRO per la struttura descrittiva dell’indice del pacchetto di archiviazione;
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le norme ETSI EN 319 401 e ETSI TS 119 511, che definiscono i requisiti per l’erogazione del servizio di conservazione a lungo termine di firme e sigilli elettronici.
Il processo di firma, al fine di digitalizzare i documenti analogici,
è gestito tramite il servizio eSIGN, sempre erogato da Entaksi.
La gestione documentale è basata sul servizio eDOC e permette di organizzare, catalogare e ricercare ogni tipo di documento. Tramite l’indicizzazione dei metadati, ossia la raccolta delle informazioni fondamentali del documento, è possibile con parole chiave ritrovare i dati in ogni momento, eliminando i lunghi tempi di ricerca del cartaceo.
Le componenti fisiche del sistema di conservazione sono suddivise in server collocati in vari datacenter distribuiti geograficamente.
Entaksi utilizza sistemi ridondanti per assicurare la continuità operativa e pone particolare attenzione alla ridondanza dei dati,
che sono distribuiti su più siti geograficamente distanti con ruolo paritetico, ovvero che possono operare indifferentemente
come sito primario o come sito di disaster recovery in modo intercambiabile. I siti che ospitano le informazioni del sistema
di conservazione si trovano all’interno dei confini dell’Unione europea, in pieno rispetto della normativa.
La trasmissione dei dati, sia fra i sistemi che verso le postazioni operative degli utenti, avviene mediante protocolli cifrati,
con l’utilizzo di chiavi asimmetriche basate su certificati qualificati emessi da Authority riconosciute.
Per consentire la massima integrazione con l’ambiente gestionale utilizzato dal Cliente, Entaksi ha sviluppato per eNSO un insieme di API che permettono l’esecuzione di tutte le funzionalità connesse all’iter di conservazione senza abbandonare il contesto applicativo gestionale, in maniera completamente trasparente all’utente finale.
L’interfaccia web Entaksi Console permette al Cliente di:
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caricare le note spese come documenti analogici;
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firmare digitalmente i documenti analogici;
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accedere al sistema di conservazione e controllare lo stato dei documenti versati;
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richiedere Pacchetti di Distribuzione (PDD) per i documenti oggetto della ricerca;
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effettuare il download dei Pacchetti di Distribuzione richiesti;
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accedere al sistema documentale, controllare, ricercare, visionare e scaricare i documenti.
Informazioni commerciali
Il servizio eNSP viene erogato dietro corresponsione di un canone annuo, frazionabile in relazione all’importo, comprensivo anche degli eventuali costi di formazione del documento informatico per copia per immagine dell’originale analogico e delle marche temporali utilizzate durante il processo di conservazione.
Il canone è determinato dalla quantità di documenti gestiti in un anno, per scaglioni.