eMAN
Per la creazione del Manuale di Conservazione conforme alle Linee Guida AgID c'è il servizio eMAN. Creazione e conservazione automatica del manuale costantemente aggiornato rispetto alle evoluzioni della normativa e alle modalità di erogazione del servizio di conservazione.
A chi si rivolge
Le "Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" pubblicate da AgID il 10/09/2020, nel capitolo 4.5 "Responsabile della conservazione" prevedono che:
'…Nella Pubblica Amministrazione, il responsabile della conservazione è un dirigente o un funzionario interno formalmente designato e in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore…'.
Il responsabile della conservazione è chiamato a svolgere le attività elencate nei punti
da a) a m) del capitolo 4.5 delle Linee Guida, ma quasi tutte queste attività, in particolare quelle da a) a l)
(es. monitoraggio tecnico, generazione del rapporto di versamento, definizione delle politiche di sicurezza e tecniche
per il mantenimento del sistema di conservazione, ecc..) saranno delegate al Conservatore.
L’unica attività non delegabile, che rimane quindi in capo al responsabile della conservazione,
è quella relativa al punto m), cioè la creazione e il mantenimento del manuale di conservazione
secondo i criteri definiti dalle Linee Guida.
Al fine di semplificare e supportare questa attività, Entaksi mette a disposizione eMAN: uno specifico servizio attraverso il quale è possibile ottenere un manuale conforme alle Linee Guida, contenente la descrizione dei processi di conservazione attivi con Entaksi, che sarà inoltre mantenuto costantemente aggiornato rispetto alle evoluzioni della normativa e delle modalità di erogazione del servizio di conservazione.
Il manuale, una volta firmato digitalmente dal responsabile della conservazione, sarà a sua volta conservato mediante il servizio di conservazione eCON distribuito da Entaksi.
Il servizio comprende:
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inserimento delle anagrafiche dei responsabili della conservazione e dei referenti dell’azienda;
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creazione automatica del Manuale di Conservazione conforme alle Linee Guida AgID e costantemente aggiornato alle evoluzioni della normativa e all’erogazione del servizio di conservazione;
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invio al Sistema di Conservazione tramite la formazione automatica dei Pacchetti di Versamento (PDV);
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richiesta dei Manuali versati in conservazione attraverso una semplice interfaccia applicativa.
Il Sistema di Conservazione di Entaksi Solutions è conforme a quanto definito nelle "Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" e nel "Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici" emanati dall’Agenzia per l’Italia Digitale, che sorveglia sull’adesione ai criteri di qualità e sicurezza dei conservatori qualificati.
Il Sistema è conforme agli standard richiesti dalla suddetta normativa, quali:
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ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni, comprese le estensioni ISO 27017, con controlli sulla sicurezza delle informazioni specifici per il cloud, ISO 27018, con controlli sulla protezione dei dati personali nel cloud, e ISO 27035 per la gestione degli incidenti di sicurezza;
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lo standard ISO 9001 per la gestione della qualità;
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lo standard ISO 20000-1 per la gestione dell’erogazione dei servizi;
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lo standard ISO 22301 per la gestione della continuità operativa;
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gli standard ISO 14721 OAIS che definisce l’Open Archival Information System, e la norma UNI 11386 SInCRO per la struttura descrittiva dell’indice del pacchetto di archiviazione;
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le norme ETSI EN 319 401 e ETSI TS 119 511, che definiscono i requisiti per l’erogazione del servizio di conservazione a lungo termine di firme e sigilli elettronici.
Le componenti fisiche del sistema di conservazione sono suddivise in server collocati in vari datacenter distribuiti geograficamente.
Entaksi utilizza sistemi ridondanti per assicurare la continuità operativa e pone particolare attenzione alla ridondanza dei dati,
che sono distribuiti su più siti geograficamente distanti con ruolo paritetico, ovvero che possono operare indifferentemente
come sito primario o come sito di disaster recovery in modo intercambiabile. I siti che ospitano le informazioni del sistema
di conservazione si trovano all’interno dei confini dell’Unione europea, in pieno rispetto della normativa.
La trasmissione dei dati, sia fra i sistemi che verso le postazioni operative degli utenti, avviene mediante protocolli cifrati,
con l’utilizzo di chiavi asimmetriche basate su certificati qualificati emessi da Authority riconosciute.
Per consentire al cliente di creare in perfetta autonomia il manuale di Conservazione conforme alle Linee Guida AgID e ai servizi contrattualizzati, Entaksi ha sviluppato una semplice interfaccia web che permette di:
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inserire i dati anagrafici dei responsabili della conservazione;
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inserire i dati anagrafici dei referenti dell’azienda;
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creare automaticamente il Manuale di Conservazione;
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versarlo nel servizio di conservazione dopo averlo firmato digitalmente con la creazione automatica dei Pacchetti di Versamento (PDV);
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ricercare i manuali versati e richiedere i Pacchetti di Distribuzione (PDD);
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effettuare il download dei Pacchetti di Distribuzione richiesti;
Informazioni commerciali
Il servizio eMAN viene erogato dietro corresponsione di una quota di setup del servizio, una tantum, e di un canone annuo che copre tutte le revisioni del documento che vengono rilasciate in corso d’anno.
Il servizio comprende anche la conservazione dell’intero insieme delle versioni elaborate e del costo delle marche temporali utilizzate durante il processo di conservazione.